Arquivo para o mês: janeiro, 2016
Use as cores a seu favor na sua empresa!
Muita gente gosta de utilizar cores e padronagens distintas em pastas, caixas, cestos e baús na hora de adquirir esses acessórios organizadores. Eu gosto muito mais de utilizar sempre as mesmas cores e padronagens e deixar a diferenciação para as etiquetas autoexplicativas.
Imagine que você quer organizar 03 tipos de documentos e para isso vai a uma papelaria e compra 03 pastas com cores diferentes, azul, verde e vermelho. Cada cor será para um tipo de documento. No entanto, a sua documentação começa a crescer em volume e tipo. Assim, você vai precisar de mais cores e unidades de pastas.
Vamos supor que no final você ficou com 05 tipos de documentos, o que significa 05 cores diferentes, e que para cada tipo de documento você precisa de diferentes quantidades de pastas. O documento do tipo 01 ficou com a cor vermelha e você precisará de 05 unidades de pastas. Já o documento do tipo 02 ficou com a cor verde e você precisará de 11 unidades de pastas, e assim sucessivamente.
No final você vai ter 05 cores diferentes, cada uma com um número de pastas. Agora imagina se isso tudo é guardado na mesma estante. Vai ser impossível cada cor ter a sua própria prateleira na estante. Algumas cores ocuparão apenas meia prateleira, enquanto que outras precisarão de mais de uma.
Como são muitos os documentos, precisará também escrever do lado de fora das pastas o que está arquivado ali. No final, o que a princípio te ajudaria a categorizar os tipos de documentos, acaba atrapalhando na organização visual (cores).
Esse tipo de conhecimento é algo que parece simples, mas na verdade não. É o detalhe que vai fazer uma grande diferença. Com o tempo algumas pessoas conseguirão perceber que a bagunça visual é culpa das cores, e outras saberão que há algo errado, contudo não vão conseguir identificar o que é. Os que conseguirem, muito provavelmente, comprará as mesmas pastas (de uma única cor) de novo.
Gente, isso não quer dizer que sou contra a categorização por cores. Pelo contrário, acho que em muitos projetos ela é essencial. Apenas reforço que não é tão simples como parece e que os consultores em organização, são os profissionais adequados para resolver esse tipo de “problema”. Quem não tem experiência deve optar sempre pelo simples e básico, assim o risco de cometer erros e perder dinheiro é bem menor.
O conhecimento técnico é inerente aos bons profissionais de organização e foi adquirido através de treinamentos, capacitações e experiências do dia a dia.
http://organizzeconsultoria.com.br/category/organizacao-em-ambientes-corporativos/
Todo funcionário agora é um funcionário digital
O ambiente de trabalho digital é uma estratégia de negócios que favorece a agilidade e engajamento dos funcionários através de uma visão mais voltada para o usuário. A maioria das organizações tem uma abordagem da consumerização de TI desarticulada, com iniciativas voltadas especificamente para mobilidade e redes sociais. Poucas têm uma visão estratégica que avalie e implemente de forma cuidadosa e sinérgica os benefícios da consumerização entre unidades de negócios.
Deixar os recursos de computação mais acessíveis, de acordo com as preferências dos funcionários, estimulará o engajamento, oferecendo um maior sentimento de empoderamento e de propriedade. A estratégia do ambiente digital deve complementar as iniciativas de RH, abordando e melhorando fatores como a cultura local de trabalho, autonomia para tomada de decisão, equilíbrio trabalho/vida pessoal, reconhecimento das contribuições e oportunidades de crescimento pessoal.
http://letstalk.globalservices.bt.com/pt/2015/09/todo-funcionario-agora-e-um-funcionario-digital/
5 motivos que ajudam a organizar melhor os arquivos da sua empresa
1. EVITAR QUE DADOS SEJAM PERDIDOS
Esse é um dos principais motivos. Quantos dados, digitalmente e fisicamente falando, já foram perdidos por falta de organização e cuidado? Além de te colocar em situações nada desejáveis diante da receita federal, por exemplo, documentos perdidos podem ser uma dor de cabeça extremamente estressante em negociações, o que pode até mesmo emperrar algo do tipo. Portanto, não despreze aquele documento que já faz anos que não é usado. Ele provavelmente vai servir para algo em um dia que está por vir e você não vai querer estar despreparado.
2. MELHORAR A EFICÊNCIA NA BUSCA DE DOCUMENTOS
Outro motivo importantíssimo: a melhoria na experiência de busca de documentos. Se você ainda não possui um arquivo digital, a coisa fica pior ainda. Só de pensar em entrar naquela sala cheirando a mofo cheia de papéis e pastas que você não faz a menor ideia de quando são e o que contêm, o seu estômago embrulha e você acaba evitando a todo custo essa tarefa.
Pois bem, os tempos de amadorismo acabaram. Nada de ficar contando apenas com essa falta de profissionalismo quando for necessário utilizar um documento. Você não vai querer passar dias enfurnado numa sala e também não vai querer que um funcionário seu faça isso ao invés de focar em atividades mais lucrativas.
Ter facilidade em achar documentos, dados e informações é uma das obrigações do mundo moderno. Se qualquer pessoa com um computador consegue isso, por que você com a sua empresa também não pode ter essa regalia?
3. SISTEMATIZAÇÃO NA GUARDA DE DOCUMENTOS
Sistematizar a guarda de documentos é o que garante essa facilidade na busca. Você tem a chance de possuir um sistema com lógica avançada em guarda de documentos e através disso se beneficiar bastante em vários setores de sua empresa.
Vai precisar de uma pesquisa para uma campanha de marketing ou uma negociação com um cliente antigo? Uma guarda de documentos sistematizada te garante facilidade de acesso e busca, tornando o ato de pesquisar, acessar e devolver novamente ao arquivo coisas muito mais fáceis de serem feitas.
4. ECONOMIA DE TEMPO
Quem, em sã consciência, quer perder tempo hoje em dia? Ainda mais se tratando de um empresário, empreendedor, gestor, o que seja? Ninguém. Muitas pessoas têm várias atribuições em apenas um período de 24h e essas horas não podem ser usadas para uma atividade que não vai gerar um retorno significativo de volta.
A experiência de acessar um arquivo bagunçado e precário é uma boa mostra de como você perde tempo. Quando os documentos estão guardados de uma forma contrária, o oposto, logicamente, acontece. Com um arquivo gerenciado por uma empresa especializada, você pode ter um aumento significativo de eficiência e tempo. Já pensou nisso?
Todo aquele tempo que seria usado para cuidar da manutenção dos arquivos, do preenchimento do acervo e da sistematização dele, vai ser destinado a outra empresa bem mais competente nessa área, simplesmente porque ela já tem a experiência de trabalhar com esse tipo de tarefa.
5. PORQUE TER INFORMAÇÃO DE FÁCIL ACESSO TE COLOCA NA FRENTE DOS CONCORRENTES
Para se destacar hoje, não basta apenas investir rios de dinheiro em propaganda e melhorar a qualidade do serviço, por exemplo. Até porque para chegar a estes dois fatores, você precisa estar munido de algo muito importante: informação. Então, seguindo a lógica, quando a informação é de fácil acesso, o que vem depois também se torna mais fácil de ser feito.
Experimente imaginar a sua empresa com um sistema de guarda de documentos concorrendo com outra que não possui esse serviço. Você poderia trabalhar mais do que ela e assim gerar mais lucro, já que haveria mais tempo para investir em atividades do tipo. Você poderia recrutar informações de uma maneira mais fácil, o que te faria largar na frente. Você poderia estar por dentro do mercado de uma forma bem mais profunda que os demais.
http://www.acervonet.com.br/blog/5-motivos-para-organizar-melhor-os-arquivos-de-sua-empresa
Sustentabilidade! É a palavra para a organização de sua empresa
Comece eliminando os excessos, por exemplo. Acumular menos papeis, cortar gastos desnecessários, reduzir impressão de documentos, aumentar o número de digitalização de arquivos, utilizar de água de reuso e diminuir os copos descartáveis são pequenas iniciativas que podem fazer sua empresa mais sustentável.
Aliás, não só sustentável, mas uma empresa economicamente sustentável e com um ambiente sustentavelmente econômico. Veja o porquê:
Economicamente sustentável
Buscar o lucro e causar impacto positivo no mundo. Uma empresa economicamente sustentável toma decisões políticas e práticas que visam ao seu crescimento, mas sempre com o cuidado de trazer algo de bom para o planeta.
Buscar o lucro e causar impacto positivo no mundo. Uma empresa economicamente sustentável toma decisões políticas e práticas que visam ao seu crescimento, mas sempre com o cuidado de trazer algo de bom para o planeta.
Veja um exemplo: acabar com o excesso de papel na empresa e digitalizar tudo de maneira organizada e personalizada de acordo com cada empresa. Usando menos papel, a empresa reduz o impacto ambiental no planeta.
Agressão ao meio ambiente em númerosDe acordo com uma pesquisa do jornal A Gazeta do Povo, 12 árvores são necessárias para produzir uma tonelada de papel. Também são usados muitos produtos químicos. E apenas 37% do que é produzido é reciclado.
Além disso, são 540 mil litros de água, em média, destinados à produção de uma tonelada de papel. Incrível, não? Há também o gasto de combustível nas etapas de transporte.
A média de consumo do brasileiro é de 44 quilos de papel por ano. Até que “estamos bem”… Nos Estados Unidos, o gasto per capita é de 200 quilos.
Sendo assim, a dica é usar – pois o papel é necessário –, mas evitar o desperdício!
Sustentavelmente econômica
Menos papel acumulado, menor o gasto com impressão e armazenamento. Imagine a cena: o presidente da empresa com dor de cabeça, pois vai precisar alugar mais uma sala apenas para arquivar aquela quantidade imensa de contratos.
Menos papel acumulado, menor o gasto com impressão e armazenamento. Imagine a cena: o presidente da empresa com dor de cabeça, pois vai precisar alugar mais uma sala apenas para arquivar aquela quantidade imensa de contratos.
Isso acabou. Com o armazenamento digital e personalizado dos documentos, esse capital que seria investido em uma nova sala de arquivos poderá ser utilizado para outros fins como benefícios para os funcionários.
Pronto! Pessoas mais felizes e motivadas trabalhando e, consequentemente, um ambiente melhor para se trabalhar.
http://www.ecostorage.com.br/blog/2015/12/21/como-tornar-a-gestao-da-sua-empresa-mais-sustentavel/
Você já ouviu falar de arquivo digital?
Você já ouviu falar de digitalização de arquivos, armazenamento e expurgo seguro? Se sim, ótimo: informação nunca é demais! Se não, fique tranquilo que a seguir vamos explicar passo a passo como a vida de sua empresa pode ficar mais leve, com menos papel e menos dor de cabeça.
Em cinco etapas, como podemos te ajudar:
- Com a guarda física de documentos
Sabe aquele monte de caixas, pastas, armários e arquivos que você tem em sua empresa e não sabe o que fazer com eles? Nós literalmente guardamos ele para você.
Esse armazenamento pode ser de arquivos inativos e intermediários, arquivos ativos ou até mesmo arquivos estratégicos. Todos com controle de acesso, temperatura e umidade, podendo ser consultados de acordo com a sua necessidade e com prazos específicos para retirada e devolução.
- Com o inventário
Para começar, fazemos a higienização dos documentos, avaliando estado físico e datas de expiração, entre outras regras. Esse processo é fundamental para que os arquivos sejam indexados e armazenados de forma inteligente.
- Com a digitalização deles
Depois de higienizados, os arquivos passam pelo processo de digitalização e viram imagens eletrônicas. Assim, depois do período de transição, todos podem ser acessados via web, de maneira segura e rápida. (Lembrando que se for necessário eles ainda continuam armazenados de maneira física até que possam ser eliminados). Tudo de acordo com a legislação vigente.
- Com indexação e palavras-chave
Neste processo, garantimos acesso rápido e inteligente aos documentos digitalizados através de softwares de gestão. Logo, você não precisa caçar o tema de interesse por horas e horas. Fique despreocupado e com todas as informações importantes ao alcance das mãos!
- Com o expurgo seguro
Você consegue fazer a destruição segura de documentos. Assim, nenhuma informação estratégica e sigilosa irá vazar.