5 motivos que ajudam a organizar melhor os arquivos da sua empresa
1. EVITAR QUE DADOS SEJAM PERDIDOS
Esse é um dos principais motivos. Quantos dados, digitalmente e fisicamente falando, já foram perdidos por falta de organização e cuidado? Além de te colocar em situações nada desejáveis diante da receita federal, por exemplo, documentos perdidos podem ser uma dor de cabeça extremamente estressante em negociações, o que pode até mesmo emperrar algo do tipo. Portanto, não despreze aquele documento que já faz anos que não é usado. Ele provavelmente vai servir para algo em um dia que está por vir e você não vai querer estar despreparado.
2. MELHORAR A EFICÊNCIA NA BUSCA DE DOCUMENTOS
Outro motivo importantíssimo: a melhoria na experiência de busca de documentos. Se você ainda não possui um arquivo digital, a coisa fica pior ainda. Só de pensar em entrar naquela sala cheirando a mofo cheia de papéis e pastas que você não faz a menor ideia de quando são e o que contêm, o seu estômago embrulha e você acaba evitando a todo custo essa tarefa.
Pois bem, os tempos de amadorismo acabaram. Nada de ficar contando apenas com essa falta de profissionalismo quando for necessário utilizar um documento. Você não vai querer passar dias enfurnado numa sala e também não vai querer que um funcionário seu faça isso ao invés de focar em atividades mais lucrativas.
Ter facilidade em achar documentos, dados e informações é uma das obrigações do mundo moderno. Se qualquer pessoa com um computador consegue isso, por que você com a sua empresa também não pode ter essa regalia?
3. SISTEMATIZAÇÃO NA GUARDA DE DOCUMENTOS
Sistematizar a guarda de documentos é o que garante essa facilidade na busca. Você tem a chance de possuir um sistema com lógica avançada em guarda de documentos e através disso se beneficiar bastante em vários setores de sua empresa.
Vai precisar de uma pesquisa para uma campanha de marketing ou uma negociação com um cliente antigo? Uma guarda de documentos sistematizada te garante facilidade de acesso e busca, tornando o ato de pesquisar, acessar e devolver novamente ao arquivo coisas muito mais fáceis de serem feitas.
4. ECONOMIA DE TEMPO
Quem, em sã consciência, quer perder tempo hoje em dia? Ainda mais se tratando de um empresário, empreendedor, gestor, o que seja? Ninguém. Muitas pessoas têm várias atribuições em apenas um período de 24h e essas horas não podem ser usadas para uma atividade que não vai gerar um retorno significativo de volta.
A experiência de acessar um arquivo bagunçado e precário é uma boa mostra de como você perde tempo. Quando os documentos estão guardados de uma forma contrária, o oposto, logicamente, acontece. Com um arquivo gerenciado por uma empresa especializada, você pode ter um aumento significativo de eficiência e tempo. Já pensou nisso?
Todo aquele tempo que seria usado para cuidar da manutenção dos arquivos, do preenchimento do acervo e da sistematização dele, vai ser destinado a outra empresa bem mais competente nessa área, simplesmente porque ela já tem a experiência de trabalhar com esse tipo de tarefa.
5. PORQUE TER INFORMAÇÃO DE FÁCIL ACESSO TE COLOCA NA FRENTE DOS CONCORRENTES
Para se destacar hoje, não basta apenas investir rios de dinheiro em propaganda e melhorar a qualidade do serviço, por exemplo. Até porque para chegar a estes dois fatores, você precisa estar munido de algo muito importante: informação. Então, seguindo a lógica, quando a informação é de fácil acesso, o que vem depois também se torna mais fácil de ser feito.
Experimente imaginar a sua empresa com um sistema de guarda de documentos concorrendo com outra que não possui esse serviço. Você poderia trabalhar mais do que ela e assim gerar mais lucro, já que haveria mais tempo para investir em atividades do tipo. Você poderia recrutar informações de uma maneira mais fácil, o que te faria largar na frente. Você poderia estar por dentro do mercado de uma forma bem mais profunda que os demais.
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