Como organizar seus arquivos no escritório

Nem tudo é informática. O escritório sem papel – em nossa opinião – é uma utopia. Portanto, seja craque no assunto “Arquivamento”, tanto para a execução do trabalho quanto para a orientação de sua eventual assessora/equipe. Periodicamente você obterá nesta pasta do nosso site algumas dicas valiosas para uma boa prestação de serviços nesta área.

Comecemos por alguns itens que podem aumentar sua produtividade e a qualidade do trabalho:

1) Padronização: Este é um item vital para garantir produtividade e qualidade. Separe cada assunto por cores. Pastas e etiquetas iguais para os mesmos temas. Garanta que haja títulos claros e procure manter um padrão inclusive nos tipos de letras usadas. Rotule pastas, gavetas e armários com etiquetas de boa qualidade.

2) Planejamento: Separe toda a papelada e documentação previamente. Se for necessário um tempo antes do arquivamento. Deixe tudo separado por clipes com indicações claras do local destinado para arquivo.

3) Regularidade: Não deixe acumular a papelada. Mantendo um sistema de arquivo diário você e seus colaboradores e colegas vão se sentir melhor. O acúmulo de papéis sem arquivo aumenta o risco de perdas e conturba o ambiente.

4) Pastas: Dê preferência às pastas tipo caixa. É mais fácil a identificação e o posicionamento. Faça uso também das pastas suspensas. Aplique subtítulos, dividindo em seções, por assunto.

5) Tamanhos: Evite sobrecarregar pastas de forma a que elas mal possam ser arquivadas. Procure manter pastas de até 3 cm de espessura na quantidade de papéis.

6) Atualização: Descubra um sistema de atualização, de tal forma que você possa periodicamente fazer uma “limpeza” e não sobrecarregar o arquivo. Veja se há papéis cujo conteúdo está no computador e, portanto, dependendo do caso, ele é desnecessário.