Hoje em dia, as grandes empresas utilizam o gerenciamento de tempo para administrar suas tarefas e atividades, de modo que a falta de tempo muitas vezes já não é mais justificativa para o descumprimento das tarefas e acabam sendo sinais de deslize, falta de profissionalismo, percepção e, em alguns casos, simples falta de dizer não.

Organizar o tempo e administrar as tarefas de uma empresa não é tarefa fácil, mas cabe ao gestor avaliar quanto tempo aproximadamente será utilizado para a realização de cada tarefa ou quando não será possível realizá-las, e é justamente isso que dá o ritmo de aceleração da sua empresa.

Por que ter uma rotina organizada?

Organizar o seu dia e administrar o seu tempo são algumas das habilidades mais valorizadas em um profissional. Além de aumentar a sua produtividade, a rotina organizada de um gestor influencia e ajuda a definir o nível de organização da empresa. Por isso, é importante que você entenda a sua rotina. Faça uma análise do seu dia a dia, saiba o que lhe toma tempo, considere o seu ritmo e pense aonde você quer levar a sua empresa. Considere o seu objetivo final de crescimento. O alcance deste objetivo certamente começa aqui: do seu empenho em tornar-se um profissional melhor.

Quando se tem uma rotina organizada e controlada, é possível desempenhar as atividades com muito mais segurança e êxito. É como se todas as informações relevantes para o seu negócio estivessem lhe esperando, no melhor lugar e na melhor hora, possibilitando que você caminhe por suas atribuições, enxergando tudo, preparado para os tropeços e atalhos que estão por vir.

Fácil falar, difícil fazer?

Nada disso, existem boas técnicas que ensinam como gerenciar o tempo, além de softwares que facilitam esta função. Mas vamos dar uma olhada no básico: se você tiver disciplina, isso pode ser o suficiente, se não tiver, é necessário desenvolvê-la.

Vamos lá, faça uma lista e deixe-a visível. Nela, coloque em primeiro lugar as suas prioridades. Aquelas atividades que são importantes e urgentes. Estas devem ser resolvidas primeiro, ou delegadas a quem é de direito. Se estiver com dificuldade para determinar suas prioridades, pense em como as atividades em questão podem afetar seu objetivo final e, a partir deste cenário, dê a elas grau de impacto: baixo, médio e alto.

Em segundo lugar, entram as atividades importantes, mas não urgentes, e, enfim, chegamos ao terceiro lugar, onde estão as atividades de grande importância, e não imediatas. São aquelas tarefas que exigem mais esforço intelectual e que devem ser realizadas com mais cuidado e tempo. Hora de produzir o que é realmente importante e que alavanca o seu sucesso.

Organize também a sua vida pessoal

Finalmente chegamos a hora de cuidar da nossa própria vida: sim, você vai checar seu Facebook, e-mail particular, vai dar uma olhadinha no Whatsapp, ou outra atividade de lazer e de cunho pessoal. Ninguém fica ligado o tempo todo no trabalho, mesmo estando em horário de trabalho, por isso é importante organizar este momento e deixá-lo para depois das tarefas cumpridas. Assim você garante que este tempo gasto não prejudique o seu rendimento.

Deixe tudo no lugar

E por, último, mas não menos importante, olhe para sua mesa. Ela deve estar sempre organizada, seu material de trabalho deve acompanhar a sua lista de prioridades: o que você precisa deve estar sempre à mão. Perder tempo procurando documentos por falta de organização é sintomático, se este for o seu caso, tome uma providência já!