Como selecionar o local ideal para guardar arquivo morto da empresa
Nesse sentido, toda empresa busca operar com custos cada vez mais enxutos, uma questão que passa diretamente pelo espaço físico. Ao mesmo tempo, deve-se considerar que toda organização possui um grande volume de documentos, sejam eles de esferas contratuais, contábeis, de clientes ou, até mesmo, fiscais, onde a lei exige a armazenagem por até 30 anos, dependendo do tipo do documento.
É preciso avaliar se o espaço dedicado dentro do escritório para guardar arquivo morto ou para armazenar documentos que não fazem mais parte do dia-a-dia da empresa não poderia estar sendo utilizado para comportar mais estações de trabalho ou uma área de relacionamento, que, mesmo indiretamente, pode reverter em mais receita e, consequentemente, crescimento para o negócio.
O ideal, em casos semelhantes ao citado acima, é procurar uma solução de guarda documentos em um self storage, pois o preço é, sem dúvidas, mais viável do que o que as empresas pagam por seus espaços físicos. Listaremos abaixo os principais pontos que devem ser levados em consideração na hora de selecionar o local ideal para armazenar o arquivo morto da empresa:
1. Segurança
Para garantir a segurança dos documentos, é necessário que a solução de guarda móveis ofereça um sistema de ponta, com câmeras de monitoramento 24h, acesso exclusivo ao box através de senha, cadeados de segurança individuais, entre outros recursos que assegurem que os documentos e arquivo morto da empresa ficarão armazenados nos mais altos padrões.
2. Localização
Para maior comodidade da empresa, o ideal é que o depósito de documentos ou arquivo morto esteja bem localizado e seja de fácil acesso através das principais avenidas e rodovias da região.
3. Acessibilidade
Um dos itens mais importantes é a acessibilidade, em termos de horários de funcionamento. Muitas empresas atuam de segunda a sábado, onde o último dia é o ideal para o trâmite de armazenar ou retirar algum documento. Por isso, é preciso verificar se os horários da solução de guarda arquivo morto seja acessível em dias e horários compatíveis com o funcionamento da empresa.
4. Instalações
Antes de contratar a solução, é necessário pesquisar e conhecer as instalações da empresa para saber se são apropriadas para a armazenagem dos documentos e arquivo morto. Os boxes precisam ser individuais e com alto padrão de qualidade, ou seja, livres de umidade e sujeira. É importante atentar-se também se existe uma infraestrutura adequada, bem como equipamentos que facilitem a carga e descarga dos documentos.
5. Burocracia
Algumas empresas oferecem a solução para guarda de arquivo morto ou documentos corporativos, mas exigem fidelização ou até mesmo contrato de carência, além de muita burocracia antes de a empresa, finalmente, armazenar o que deseja. O ideal é que o contrato seja feito sem período mínimo, em ciclos mensais e com a flexibilidade da empresa manter o box pelo tempo que realmente precisar utilizar.
Para ajudar as empresas que desejam otimizar o espaço físico, mas continuarem em conformidade com as leis fiscais do país, o GuardeAqui oferece a solução de guarda documentos corporativos e arquivo morto, onde é possível manter os documentos armazenados em um local seguro e com uma relação custo x benefício muito superior do que do guardá-los dentro do escritório.
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