Organizar as suas notas fiscais – blog.cenize.com

Como (e por que) organizar as suas notas fiscais

A Nota Fiscal é um dos documentos, que fazem parte da base dos registros contábeis de uma empresa, onde o departamento contábil se faz tão importante quanto o setor financeiro. Portanto, para que a nota fiscal, dentre outros documentos considerados como essenciais, não sofra com a ação do tempo, é mais do que necessário armazená-la da maneira correta.
As informações principais devem estar impreterivelmente legíveis, livres de quaisquer rasuras, estando disponíveis de maneira clara e objetiva. Armazenagem correta das Notas Fiscais demonstra zelo e organização. E o objetivo do nosso post de hoje é explicar como você e o seu contador podem organizar de maneira prática e segurança as Notas Fiscais da sua empresa. Acompanhe-nos:

Notas Fiscais impressas x Notas Fiscais Eletrônicas

Reúne todas as informações a respeito do serviço prestado, como: valores, retenção de impostos e a descrição de serviços prestados.
Já a Nota Fiscal eletrônica ou digital — NF-e — armazena as informações da sua nota eletronicamente, possui validade jurídica e digital. A idéia inicial foi substituir a nota impressa, possibilitando um acompanhamento real, o desgaste ao longo do tempo e o desperdício de papel.
Esteja atento ao cumprimento da legislação tributária: o arquivo da Nota Fiscal eletrônica deve ser disponibilizado em XML pelo emissor, caso contrário o mesmo está sujeito a penalidade de multa.
É evidente que nessa forma de armazenagem os seus funcionários ganham produtividade, pois é muito mais fácil localizar um arquivo eletrônico do que um arquivo físico.

Como armazenar as suas notas

Impressas

O armazenamento pode ser realizado em caixas, identificadas por mês e depois colocadas separadas em um armário. Como o armazenamento deve ser mantido por 5 anos, após este período elas podem ser encaminhadas para o arquivo morto.

Eletrônicas

Mesmo estando em formato digital esse tipo de nota também deve ser armazenado por 5 cinco anos, guardando o arquivo gerado e garantindo a sua integridade. Os arquivos de nota fiscal eletrônica devem ser guardados em formatos XML.
Centralize as suas notas em um único lugar, de maneira segura, através de um banco de dados em um sistema de gerenciamento, e fazendo backup.

Benefícios gerados quando as notas fiscais são organizadas

A organização das notas fiscais possibilita um compartilhamento mais eficaz das informações e reduz o custo no controle das notas, principalmente no caso das eletrônicas, já que o processo passa a ser informatizado.
Manter um arquivo organizado também diminui a possibilidade de sonegação, facilita o trabalho no momento em que a empresa precisa repassar informações para a auditoria e o cruzamento eletrônico de dados passa a ser eficaz.
Agilidade no acesso a informação, já que a busca é facilitada para organização das notas, é outro benefício.
A empresa precisa ter um sistema de contabilidade para converter o arquivo em um formato especifico de acordo com a legislação vigente. Lembrando que é obrigatório fazer a emissão da nota fiscal de maneira física ou virtual podendo o estabelecimento ser multado caso não cumpra a legislação. E então, como é o processo de guarda de Notas Fiscais dentro da sua empresa? Conte-nos e contribua com as nossas dicas!

Organização de documentos empresarial, facilita a rotina de trabalho

A organização é fator fundamental para empresas que possuem um grande volume de documentos e precisam ter um sistema eficiente para catalogar os arquivos para serem encontrados de maneira quase intuitiva. 
Antes

Depois
Organizar arquivos é preparar quais informações merecem ser guardadas. Gerenciar arquivos pode se tornar um grande problema sem um plano de ação eficiente para fazer uma organização física adequada.
Ao padronizar os métodos de arquivamento, preparar os funcionários com uma rotina que dê mais agilidade a consultas de documentos, preservar documentos em sigilo, descartar documentos expirados ou desnecessário pode impactar na redução de custos com a administração de seus documentos, além claro de aumentar a produtividade de seus funcionários e ainda desocupar espaços.
Criar etapas para organização de arquivos pode ser difícil para uma empresa. Existe  projeto para diminuir custos na classificação documental e otimizar tempo dos funcionários.
Com a consultoria, os arquivos são classificados para facilitar o controle físico com foco na segurança e desempenho organizacional da sua empresa.
Além disso, liberar uma sala que estava cheio de documentos “vencidos”, pode ser a chance para investir no seu negócio e, por exemplo, contratar mais um funcionário para maximizar seus lucros.

Ter o controle de seus arquivos permite estar preparadas auditorias e fiscalizações.
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Pasta Suspensa – aliada na organização

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Serve tanto para sua empresa como para seus documentos em casa.
Sua praticidade, é o que faz agilizar seu dia e facilitar na hora da procura de algum documento.

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